Thông báo về Quyền riêng tư và Mẫu chấp thuận dành cho Nhân viên
Grasshopper Company Limited (“the Company”) values your privacy and strives to protect your personal data in compliance with Vietnam Personal Data Protection Law 91/2025/QH15 & Decree 356/2025/ND-CP.
The purpose is to provide you with clear and transparent information on how your personal data is processed by the Company for recruitment purposes.
Công ty TNHH Grasshopper (“Công ty”) tôn trọng quyền riêng tư của bạn và cam kết bảo vệ dữ liệu cá nhân của bạn theo quy định của Luật Bảo vệ Dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 và Nghị định số 356/2025/NĐ-CP của Việt Nam.
Thông báo này nhằm cung cấp cho bạn thông tin rõ ràng và minh bạch về cách thức Công ty xử lý dữ liệu cá nhân của bạn cho mục đích tuyển dụng.
The Company processes your personal data for the purposes detailed in Section 2, or as otherwise required or permitted by law. Specifically:
Công ty xử lý dữ liệu cá nhân của bạn cho các mục đích được nêu chi tiết tại Mục 2, hoặc theo quy định hay sự cho phép khác của pháp luật. Cụ thể:
Throughout your employment, the Company may process the personal data for the purposes listed in this section to accommodate you, operate the Company’s business and comply with legal obligations.
The Company relied on your consent and/or specific legal circumstances where the Company may process your data without prior consent as permitted by Article 19 of Personal Data Protection Law 91/2025/QH15. These include, but are not limited to:
Trong suốt quá trình bạn làm việc, Công ty có thể xử lý dữ liệu cá nhân cho các mục đích được liệt kê tại phần này nhằm hỗ trợ bạn, vận hành hoạt động kinh doanh của Công ty và tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý.
Công ty thực hiện việc này dựa trên sự đồng ý của bạn và/hoặc các trường hợp pháp lý cụ thể cho phép Công ty xử lý dữ liệu mà không cần sự đồng ý trước, theo quy định tại Điều 19 của Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15. Các trường hợp này bao gồm, nhưng không giới hạn ở:
Note: In any instance where the Company processes data without consent, the Company maintains strict documentation to prove the necessity of such actions and ensure your data remains protected under the highest security standards.
Trong mọi trường hợp Công ty xử lý dữ liệu cá nhân mà không cần có sự đồng ý của bạn, Công ty sẽ lưu giữ đầy đủ hồ sơ, tài liệu chứng minh sự cần thiết của việc xử lý đó và bảo đảm dữ liệu cá nhân của bạn luôn được bảo vệ theo các tiêu chuẩn bảo mật cao nhất.
The purposes and legal basis of processing is set forth in the table below:
Mục đích và căn cứ pháp lý của việc xử lý dữ liệu cá nhân được quy định như sau:
| Purpose of Processing / Mục đích xử lý | Activities / Hoạt động xử lý dữ liệu |
|---|---|
| Onboarding and Employment Relationship Management / Quy trình tiếp nhận nhân sự và Quản lý quan hệ lao động | Carry out onboarding activities; prepare, enter into and administer employment contracts; assign or adjust job duties, working conditions and workplace accommodations appropriate to an employee’s health condition; maintain employment records and employment status information; implement changes relating to the employment relationship; and conduct offboarding procedures and termination of employment. Thực hiện các hoạt động tiếp nhận nhân viên mới; chuẩn bị, ký kết và quản lý hợp đồng lao động; phân công hoặc điều chỉnh nhiệm vụ công việc, điều kiện làm việc và các sắp xếp tại nơi làm việc phù hợp với tình trạng sức khỏe của người lao động; lưu giữ hồ sơ nhân sự và thông tin về tình trạng việc làm; thực hiện các thay đổi liên quan đến quan hệ lao động; và tiến hành các thủ tục khi nhân viên nghỉ việc và chấm dứt hợp đồng lao động. |
| Business Operations and Human Resources ManagementVận hành Doanh nghiệp và Quản trị Nguồn nhân lực | To allocate, organise and manage work; administer human resources; assess, train and develop personnel; manage internal operations; and support the operation of the business. Phân bổ, tổ chức và quản lý công việc; quản trị nguồn nhân lực; đánh giá, đào tạo và phát triển nhân sự; quản lý hoạt động nội bộ; và hỗ trợ vận hành doanh nghiệp. |
| Employee Compensation, Benefits and Welfare / Tiền lương, phúc lợi và chế độ đãi ngộ dành cho nhân viên | Data is processed to administer and provide employee compensation, benefits, welfare programmes and related obligations and, where necessary, to administer benefits relating to dependants or beneficiaries. Dữ liệu được xử lý nhằm quản lý và thực hiện việc chi trả thù lao, các chế độ phúc lợi, chương trình an sinh cho nhân viên cũng như các nghĩa vụ liên quan; đồng thời, khi cần thiết, để quản lý các chế độ phúc lợi dành cho người phụ thuộc hoặc người thụ hưởng. |
| Workplace Security and Access Control / An ninh nơi làm việc và Kiểm soát ra vào | CCTV footage, biometric authentication results and access logs are used to manage access rights, protect the Company’s premises, personnel and assets, and verify and address security incidents. Hình ảnh từ hệ thống CCTV, kết quả xác thực sinh trắc học và nhật ký truy cập được sử dụng để quản lý quyền truy cập, bảo vệ cơ sở vật chất, nhân sự và tài sản của Công ty, cũng như để xác minh và xử lý các sự cố an ninh. |
| Attendance and Working Time Management / Quản lý chấm công và thời gian làm việc | To manage employee attendance and working time. Để quản lý việc điểm danh và thời gian làm việc của nhân viên.. |
| Business Continuity and Information Security / Duy trì hoạt động kinh doanh và An toàn thông tin | Data relating to the use of systems managed by the Company, including system logs, access records, file activity data and, where genuinely necessary, the content of emails, Slack messages or other work-related communications, may be processed to the extent necessary to:ensure the handover of work, projects, documents and business information when an employee is absent or ceases employment with the Company;maintain business continuity;detect, prevent and review any unauthorised access to, copying, disclosure or transfer of Company data;review specific indications of violations of applicable laws, internal policies, confidentiality obligations or non-solicitation obligations relating to employees or clients Dữ liệu liên quan đến việc sử dụng các hệ thống do Công ty quản lý – bao gồm nhật ký hệ thống, hồ sơ truy cập, dữ liệu hoạt động trên tệp tin và (trong trường hợp thực sự cần thiết) nội dung email, tin nhắn Slack hoặc các hình thức trao đổi công việc khác – có thể được xử lý trong phạm vi cần thiết nhằm:đảm bảo việc bàn giao công việc, dự án, tài liệu và thông tin kinh doanh khi nhân viên vắng mặt hoặc chấm dứt làm việc tại Công ty;duy trì sự liên tục trong hoạt động kinh doanh;phát hiện, ngăn chặn và xem xét các hành vi truy cập, sao chép, tiết lộ hoặc chuyển giao dữ liệu của Công ty mà không được phép;xem xét các dấu hiệu cụ thể về hành vi vi phạm pháp luật hiện hành, các chính sách nội bộ, nghĩa vụ bảo mật hoặc nghĩa vụ không lôi kéo (khách hàng/nhân sự) liên quan đến nhân viên hoặc khách hàng. |
| Marketing and Public Relations / Tiếp thị và Quan hệ công chúng | The Company may collect, record, store, edit and use photographs, video recordings or audio-visual recordings containing employees’ images when they participate in Company events, training programmes, conferences, seminars, internal activities, employee engagement activities or events organised by business partners for the following purposes:documenting and maintaining records of the Company’s events and activities;communicating, reporting on, summarising and sharing the Company’s activities internally;communicating business, training, partnership, corporate social responsibility and other activities in which the Company participates;building, promoting and enhancing the image, brand and reputation of the Company;conducting employer branding activities and presenting the Company’s working environment to prospective candidates;preparing and publishing articles, newsletters, reports, recruitment materials, corporate brochures and other marketing materials; andpublishing content through identified internal and external communication channels, including the intranet, internal newsletters, corporate website, careers pages, official social media accounts, brochures, corporate reports, press releases and communication channels of event partners, to the extent that employees have been informed of and consented to such publication. Công ty có thể thu thập, ghi lại, lưu trữ, chỉnh sửa và sử dụng các bức ảnh, bản ghi video hoặc bản ghi hình ảnh và âm thanh có chứa hình ảnh của nhân viên khi họ tham gia các sự kiện, chương trình đào tạo, hội nghị, hội thảo, hoạt động nội bộ, hoạt động gắn kết nhân viên hoặc các sự kiện do đối tác kinh doanh tổ chức nhằm các mục đích sau:• ghi lại và lưu giữ tư liệu về các sự kiện và hoạt động của Công ty;• truyền thông, báo cáo, tổng hợp và chia sẻ thông tin về các hoạt động của Công ty trong nội bộ;• truyền thông về hoạt động kinh doanh, đào tạo, hợp tác, trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp và các hoạt động khác mà Công ty tham gia;• xây dựng, quảng bá và nâng cao hình ảnh, thương hiệu và uy tín của Công ty;• thực hiện các hoạt động xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng và giới thiệu môi trường làm việc của Công ty tới các ứng viên tiềm năng;• soạn thảo và xuất bản các bài viết, bản tin, báo cáo, tài liệu tuyển dụng, tài liệu giới thiệu doanh nghiệp và các tài liệu tiếp thị khác; và• đăng tải nội dung thông qua các kênh truyền thông nội bộ và bên ngoài đã được xác định, bao gồm mạng nội bộ (intranet), bản tin nội bộ, trang web của công ty, trang tuyển dụng, các tài khoản mạng xã hội chính thức, tài liệu giới thiệu, báo cáo doanh nghiệp, thông cáo báo chí và các kênh truyền thông của đối tác sự kiện, trong phạm vi mà nhân viên đã được thông báo và đã đồng ý với việc đăng tải đó. |
The Company uses CCTV cameras and access-control technologies, including facial-recognition and/or fingerprint systems, to manage access to the office, prevent unauthorised access, protect employees, visitors, Company property, systems and information, and investigate security incidents.
CCTV may record employees’ images, the date, time and location of recorded activities. CCTV cameras are installed only in designated security-relevant areas and are not installed in toilets, changing rooms or other areas where individuals reasonably expect privacy.
Facial and fingerprint data may be collected and converted into biometric templates for identity verification and office-access control. Such data constitutes sensitive personal data.
Access to CCTV footage, biometric template data and access logs is restricted to authorised Security/IT, HR Department on a need-to-know basis. The data may also be disclosed to competent authorities where legally required.
Công ty sử dụng camera CCTV và các công nghệ kiểm soát ra vào, bao gồm hệ thống nhận diện khuôn mặt và/hoặc vân tay, để quản lý việc ra vào văn phòng, ngăn chặn sự xâm nhập trái phép, bảo vệ nhân viên, khách đến thăm, tài sản, hệ thống và thông tin của Công ty, cũng như để điều tra các sự cố an ninh.
Hệ thống CCTV có thể ghi lại hình ảnh của nhân viên cũng như ngày, giờ và địa điểm diễn ra các hoạt động được ghi hình. Camera CCTV chỉ được lắp đặt tại các khu vực cụ thể liên quan đến an ninh và không được lắp đặt trong nhà vệ sinh, phòng thay đồ hoặc các khu vực khác mà cá nhân có quyền mong đợi sự riêng tư.
Dữ liệu khuôn mặt và vân tay có thể được thu thập và chuyển đổi thành các mẫu dữ liệu sinh trắc học để xác minh danh tính và kiểm soát việc ra vào văn phòng. Các dữ liệu này được coi là dữ liệu cá nhân nhạy cảm.
Quyền truy cập vào hình ảnh CCTV, dữ liệu mẫu sinh trắc học và nhật ký ra vào chỉ dành cho các nhân sự được ủy quyền thuộc bộ phận An ninh/CNTT và bộ phận Nhân sự trên cơ sở nhu cầu công việc. Dữ liệu cũng có thể được cung cấp cho các cơ quan có thẩm quyền khi có yêu cầu theo quy định của pháp luật.
The Company discloses and shares your personal data with Companies within the Grasshopper Group that are located in Singapore (i.e., Grasshopper Pte. Ltd., Grasshopper Asset Management Pte. Ltd.) as well as third-party entities such as competent authorities, payroll and insurance service providers, information technology service providers, professional advisers, and other relevant organisations or individuals located both inside and outside of Vietnam for purposes of centralized personnel management, shared system administration, payroll administration, internal control, compliance, audit, and other lawful internal administrative purposes stated in Section 2 in accordance with applicable laws.
Công ty tiết lộ và chia sẻ dữ liệu cá nhân của bạn với các công ty thuộc Tập đoàn Grasshopper có trụ sở tại Singapore (ví dụ: Grasshopper Pte. Ltd., Grasshopper Asset Management Pte. Ltd.) cũng như các bên thứ ba như cơ quan có thẩm quyền, nhà cung cấp dịch vụ tính lương và bảo hiểm, nhà cung cấp dịch vụ công nghệ thông tin, đơn vị tư vấn chuyên môn và các tổ chức hoặc cá nhân liên quan khác (ở cả trong và ngoài Việt Nam) nhằm mục đích quản lý nhân sự tập trung, quản trị hệ thống dùng chung, quản lý việc chi trả lương, kiểm soát nội bộ, tuân thủ, kiểm toán và các mục đích hành chính nội bộ hợp pháp khác được nêu tại Mục 2, phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành.
To ensure the safety of your personal data when transferred, stored, or processed overseas by GHP Group, our vendors, or platforms (such as OMNI), we limit transfers and access to what is necessary for the relevant purpose; apply appropriate safeguards, including contractual controls, organizational measures, and technical security measures (and oversight of processors and any sub-processors); and where required, maintain the relevant cross-border transfer documentation and follow applicable compliance procedures.
Để bảo đảm an toàn cho dữ liệu cá nhân của bạn khi được chuyển ra nước ngoài, lưu trữ hoặc xử lý bởi Tập đoàn GHP, các nhà cung cấp dịch vụ của chúng tôi hoặc các nền tảng (chẳng hạn như OMNI), Công ty:
CCTV Records may be disclosed to law enforcement agencies, courts, and other competent authorities for the purposes of investigation, enforcement, or legal proceedings, where such disclosure is required pursuant to a lawful written request or applicable legal obligations.
Các bản ghi hình CCTV có thể được tiết lộ cho các cơ quan thực thi pháp luật, tòa án và các cơ quan có thẩm quyền khác nhằm mục đích điều tra, thi hành án hoặc tố tụng pháp lý, trong trường hợp việc tiết lộ đó được yêu cầu theo một yêu cầu bằng văn bản hợp pháp hoặc các nghĩa vụ pháp lý hiện hành.
We retain Personal Data only for as long as necessary to fulfil the purposes described in this Notice and to comply with applicable legal, regulatory, contractual, or operational requirements.
Where Personal Data is no longer required for these purposes, we will take reasonable steps to delete, destroy, or irreversibly anonymise such data, unless continued retention is required or permitted under applicable law, regulatory obligations, or for the establishment, exercise, or defence of legal claims.
Retention periods may vary depending on the nature of the Personal Data, the purpose for which it was collected, and applicable legal or business requirements. In determining appropriate retention periods, we take into account factors such as legal recordkeeping obligations, operational needs, dispute resolution requirements, and applicable regulatory guidance.
More detailed retention rules may be set out in our internal Data Retention Policy and relevant internal policies.
Công ty chỉ lưu giữ Dữ liệu cá nhân trong khoảng thời gian cần thiết để thực hiện các mục đích được nêu trong Thông báo này và nhằm tuân thủ các yêu cầu của pháp luật, quy định của cơ quan có thẩm quyền, nghĩa vụ theo hợp đồng hoặc các yêu cầu cần thiết cho hoạt động của Công ty.
Khi Dữ liệu cá nhân không còn cần thiết cho các mục đích nêu trên, Công ty sẽ áp dụng các biện pháp hợp lý để xóa, hủy hoặc ẩn danh dữ liệu một cách không thể khôi phục, trừ trường hợp pháp luật cho phép hoặc yêu cầu tiếp tục lưu giữ dữ liệu nhằm đáp ứng nghĩa vụ pháp lý hoặc phục vụ cho việc xác lập, thực hiện hoặc bảo vệ các quyền và yêu cầu pháp lý.
Thời hạn lưu giữ dữ liệu có thể khác nhau tùy thuộc vào loại dữ liệu cá nhân, mục đích thu thập, cũng như các yêu cầu của pháp luật hoặc yêu cầu hoạt động kinh doanh.
Khi xác định thời gian lưu giữ phù hợp, Công ty xem xét nhiều yếu tố, bao gồm:
Nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ theo quy định của pháp luật;
Nhu cầu phục vụ hoạt động của Công ty;
Yêu cầu liên quan đến việc giải quyết tranh chấp;
Các hướng dẫn hoặc yêu cầu của cơ quan quản lý có thẩm quyền.
Các quy định chi tiết hơn về thời gian lưu giữ dữ liệu có thể được quy định trong Chính sách Lưu giữ Dữ liệu và các chính sách nội bộ khác của Công ty.
As the data subject, you have the following rights:
Với tư cách là chủ thể dữ liệu, bạn có các quyền sau đây:
If you wish to withdraw your consent or exercise your rights listed above, please contact dpo@grasshopperasia.com for further guidance.
Nếu bạn muốn rút lại sự đồng ý hoặc thực hiện bất kỳ quyền nào nêu trên, vui lòng liên hệ dpo@grasshopperasia.com để được hướng dẫn thêm.
The exercise of your rights above should be made in writing or email which clearly set out at least the following content:
(i) Your contact (full name, email, or phone number);
(ii) the specific rights you would like to exercise;
(iii) the reasons for exercising your rights; and
(iv) relevant information, documents to your exercise of your right.
Việc thực hiện các quyền nêu trên phải được gửi bằng văn bản hoặc thư điện tử (email) và tối thiểu phải bao gồm các nội dung sau:
(i) Thông tin liên hệ của bạn (họ và tên, địa chỉ email hoặc số điện thoại);
(ii) Quyền cụ thể mà bạn đề nghị thực hiện;
(iii) Lý do thực hiện quyền đó; và
(iv)Các thông tin hoặc tài liệu có liên quan để hỗ trợ yêu cầu thực hiện quyền của bạn.